Kimberley debiteurenbeheer Paytra

Een dag in het leven van onze medewerker debiteurenbeheer

Kimberley is sinds maart 2018 toegevoegd aan het Paytra-team als medewerker debiteurenbeheer en drukt nu al haar stempel op onze dienstverlening. Mede door haar inzet is de gemiddelde betalingstermijn van onze facturen gedaald van 32 dagen naar 26,5 dag. En dat terwijl de landelijke gemiddelde betalingstermijn 42 dagen is. Een mooie prestatie.

Debiteurenbeheer belangrijk speerpunt

Debiteurenbeheer bij Paytra is een belangrijk speerpunt. De werkzaamheden die daarbij horen worden er niet even bij gedaan door de administratie. Nee, debiteurenbeheer vinden we zo belangrijk dat we daar Kimberley speciaal voor aangenomen hebben. Kimberley vertelt wat werken als medewerker debiteurenbeheer inhoudt:

Begin werkdag

“Ik start mijn werkdag met het openen van de administratie-mailbox van Paytra. Ik bekijk dan of er reacties zijn naar aanleiding van gestuurde facturen. Als er vragen zijn, beantwoord ik die zelf of stuur ik de mail door naar de juiste persoon. Ook kijk ik of er werkzaamheden zijn die met spoed moeten gebeuren. Terwijl ik deze werkzaamheden uitvoer, boekt een van de andere medewerkers van onze administratie de bank. Dit betekent dat betalingen aan de juiste factuur worden gekoppeld en onze administratie op orde wordt gebracht. Het resultaat hiervan is een overzicht van de openstaande facturen op dit moment. Pas dan kan ik echt beginnen aan het debiteurenbeheer.

Verlopen betalingstermijn

Is de betalingstermijn van een factuur verlopen dan volgt een geautomatiseerd traject van herinneringen en uiteindelijk aanmaningen. Nadat de betalingstermijn 7 dagen verlopen is, neem ik vaak telefonisch contact op. Door vroegtijdig persoonlijk in contact te treden kan ik sneller begeleiden. Soms kom ik er dan al snel achter dat de reden van het achterblijven van de betaling is, dat iemand de factuur niet heeft ontvangen of dat de persoon die betaalt op vakantie is. De reden noteer ik in ons systeem.

Wat er gebeurt als een betalingstermijn uitloopt

Wekelijks maak ik een overzicht van de openstaande facturen per klant. Ook een eventuele reden voor het uitblijven van de betaling is op dit overzicht te vinden. Dit overzicht mail ik naar onze klanten. Loopt een betalingstermijn ver uit, dan probeer ik in overleg met het uitzendbureau te zoeken naar een oplossing. Doordat we eigenlijk als middelaar tussen onze klanten (uitzendbureaus) en hun opdrachtgevers zitten, gaan we daarin uiterst correct te werk. Ik zoek altijd naar een oplossing die beiden partijen tevreden stelt. Zo kan het soms handig zijn om automatische incasso’s in te stellen. Kan of wil een klant echt niet betalen, dan geven we de factuur na een officieel traject uit handen aan een incassobureau. Zij nemen de verdere incasso dan op zich. Ook tijdens deze periode volg ik nauwkeurig de vordering van het incassoproces en stel ik het uitzendbureau op de hoogte van het laatste nieuws omtrent de vordering. Het samenspel tussen de klanten van onze klanten en onze klanten zelf vind ik ontzettend leuk. Het is echt een service-ding, en daar houd ik van.”

Goed debiteurenbeheer loont. Dat bewijst onze dalende betalingstermijn. Voortdurend zijn we op zoek naar manieren om die zo laag mogelijk te houden en te krijgen.

Benieuwd naar de dagelijkse werkzaamheden van andere medewerkers van ons team? Houd onze social media in de gaten!